Aceste documente trebuie prelucrate, scanate și salvate, iar informațiile pe care le conțin trebuie înregistrate în sistemul ERP al firmei.
Este ușor să vă dați seama că acest lucru implică un efort considerabil din partea funcționarilor care trebuie să introdusă nume, date de contact, numere de conturi, sume și alte informații din documente. Este o muncă plictisitoare, obositoare, care suprasolicită ochii și necesită foarte multă atenție. Și oamenii, compleșiți de volumul de muncă, foarte probabil vor face greșeli. Însă nu este loc de greșeli – datele trebuie să fie neapărat corecte. Din acest motiv angajații trebuie să lucreze mult mai încet, să verifice în mod repetat datele introduse, ceea ce îi pune sub o presiune suplimentară, obosindu-i excesiv.
Cum putem evita acest lucru? Cum putem crește eficiența angajaților din compartimentul administrativ?
Una dintre soluțiile la această problemă pare simplă: scanăm sau fotografiem documentele, apoi le re-creăm cu ajutorul tehnologiei de recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Cu ajutorul unor programe OCR performante versiunile scanate, fotografiate sau PDF ale documentelor pot fi transformate ușor și cu precizie în formate editabile MS Office. Și astfel nu mai trebuie să retastați texte. Programul oferă o modalitate comodă de a verifica informațiile copiate, astfel că șansele de a face greșeli scad considerabil. Aceste programe pot fi utilizate și pentru a crea copii ale documentelor în care se pot efectua căutări de text, destinate arhivelor electronice, facilitând găsirea informațiilor în câteva secunde.
În România ABBYY FineReader este indiscutabil cea mai populară soluție OCR. FineReader s-a dovedit a fi un program de încredere și ușor de utilizat. Pe lângă funcțiile OCR standard, oferă o mulțime de alte funcții utile precum instalarea automată în rețea sau gestionarul de programare a activităților. Mai mult, vă poate converti toate cărțile preferate în formate e-book populare.
Popularitatea din ce în ce mai mare a programelor OCR precum FineReader se datorează în mare măsură avantajelor materiale pe care le aduc. Dar să analizăm cu atenție cifrele.
O firmă românească medie cu 50 de angajați petrece 480 (!) de ore pe an cu retastarea textelor din documentele tipărite, scanate sau fotografiate. În termeni financiar aecst lcuru înseamnă cel puțin 3000 €.
De exemplu, costul total al licențelor ABBYY FineReader necesare pentru astfel de firme se ridică la aproximativ 1600€. Adică investiția se recuperează în circa 6 luni. Pentru o perioadă de 2 ani acest lucru înseamnă că rentabilitatea acestei investiții atinge 275%.
RI = = *100% = 275%
Așadar tehnologiile OCR nu vă oferă doar posibilitatea de a ușura considerabil munca angajaților de birou. Este o investiție inteligentă care se recuperează rapid și ajută firmele să economisească bani.
Descărcați gratuit versiunea de probă a ABBYY FineReader de pe www.ABBYY.ro și ajutați-vă angajații din compartimentul administrativ să rămână eficienți și motivați, asigurându-vă, în același timp, că documentele tipărite sunt gestionate rapid și fără neplăceri.
