Una dintre cele mai simple metode pentru a fii mai productiv in timpul orelor de munca este sa reduci timpul petrecut in actiuni de mentenanta, cum ar fi verificarea mailului. Aceste actiuni iti distrag atentia, iar cateva studii recente arata ca verificare mai rara a e-mailului reduce nivelul de stres si iti ajuta concentrarea la munca.

Dar cum putem sa facem asta cand suntem dependenti de ceea ce primim? Iata cateva trucuri:

• Goleste-ti Imbox-ul

Primul pas in a-ti controla mailul este sa iti golesti inbox-ul de tot ceea ce este „in plus”. Este rau ca verificam mereu ce am primit, dar unii dintre noi se uita si in mailurile din trecut pentru a fii siguri ca nu am ratat ceva, un detaliu important, in ultimele 100 si de mailuri.

Trebuie sa treci prin inboxul de mailuri necitite si sa treci la actiune – sa selectezi ce merita patrat si ce nu si sa stergi. Asta poate insemna destul de multa munca, dar pe parcurs iti va fii de mare folos si vei scapa de grija mailurilor. Sortarea mailurilor iti va si arata care este amprenta ta personala de management – vei stii cine asteapta sa raspunzi, cand ar trebuie sa le raspunzi si ce urmeaza sa primesti.

In cazuri extreme, poti sa stergi tot si sa consideri ca acele mailuri au fost rezolvate. Daca faci asta, poti trimite un mesaj in masa la toti colaboratorii tai sa ii informezi politicos sa iti trimita un mesaj de amintire in privinta proiecteleor care urmeaza implementate si ce se cere de la tine.

• Organizeaza si automatizeaza e-mailul

Odata ce ai scapat de grija e-mailurilor vechi, este timpul sa te pregatesti pentru viitor. Vei vrea sa-ti organizezi mesajele cat mai eficient posibil, altfel vei avea parte de maratoane de verificari si raspunsuri…din nou.

Primul pas este sa iti organizezi inbox-ul in foldere bazate pe persoanele de contact si subiecte. Odata ce ai creeat folderele vei vrea sa automatizezi filtrul de mailuri venite ca sa iti dai sema imediat la care trebuie sa dai raspuns.

• Cum iti filtrezi inbox-ul?

Va vom da cateva instructiuni pentru Gmail:

In casuta de cautare a Gmail, click pe sageata de expansiune pentru criterii de cautare mai avansata. Aici determina ce tipuri de e-mailuri vrei sa administrezi cu acest filtru, si completeaza criteriile. De exemplu ca sa gasesti si sa administezi mailurile primite de la Money.ro, screi „money.ro” in casuta „Has the words”.  Poti astfel creea un filtru bazat pe expeditor, pe subiect, pe cuvinte cheie sau pe date sau daca e-mailul contine sau nu un atasament. Apoi da click pe linkul „Create filter with this search” si in josul optiunilor de cautare.

• Ce faci cu mesajele filtrate?

Odata ce ai setat criteriile, trebuie sa ii spus Gmail-ului ce sa faca cu ele. Optiune de filtrare iti da voie sa specifici ce sa se intample cu viitorele mesaje. De exemplu, pentru a marca viitoarele mesaje Money.ro ca fiind importante si pentru a le pune o steluta pentru a fii citite mai tarziu, selecteaza casutele „Always mark it as important” si „Star it.” Actiunile pe care le poti aplica la mailuri sunt: marcheaza ca citit deja, steluta, pune o eticheta, forward, detele, spam, marcheaza ca fiind important. Poti combina mai multe astfel de tipuri de actiuni.

• Impune niste limite

Acum ca ti-ai organizat inbox-ul poti verifica mailul o data sau de doua ori pe zi si sa raspunzi in continuare la cele mai importante mailuri. Dar uneori, nici macar acest nivel de austeritate nu ajunge pentru a te linisti – daca primesti sute de mailuri informative inutile, stocarea este o masura necesara.

Daca ai un volum mare de mailuri zilnic  si o gramada de celegi mereu online care asteapta raspunsuri trebuie sa explici asteptarile tale. Seteaza un raspuns automat care sa le arate ca ai un nou program de e-mail. Tot in Gmail, gasesti aceata optiune in meniul „Gmail General Settings”. Seteaza un raspuns automat  cel putin o saptamana sau doua pana se obisnuieste lumea. Gmail te lasa sa setezi acest mesaj chiar si doar pentru lista ta de contacte, adica pentru colegii tai care trebuie sa inteleaga niste limite de e-mail.

Trebuie totusi sa lasi o linie de contact de urgenta deschisa tot timpul, ca o linie telefonica sau mesaje instante, in caz ca oamenii au cu adevarat nevoie de raspunsuri. Odata ce ai impus aceste limite, ai grija sa le respecti si pe ale celorlalti. Daca nu le trimiti in weekend mailuri legate de munca, cel mai probabil nici ei nu te vor deraja in limita impusa de tine.

Prin organizarea inbox-ului poti economisi o ora sau chiar doua de timp pentru a te ocupa de lucruri mult mai importante. Succes!