1. Alegerea formei juridice a societatii
In Romania, exista 5 tipuri de societati comerciale intre care puteti opta, tinand seama de caracteristicile lor si de specificul afacerii pe care doriti sa o dezvoltati.
Sfatul nostru: Alegerea formei corporative optime trebuie sa aiba in vedere cel putin trei elemente:
• valoarea si natura capitalului initial pe care doriti sa il investiti
• flexibilitatea care va este necesara in derularea afacerii, reflectata in structura decizionala si in mecanismele de administrare
• delimitarea raspunderii societatii de cea a fondatorului sau fondatorilor. In plus, daca in acelasi proiect sunt implicati mai multi fondatori, mizele si interesele acestora trebuie echilibrate inca de la infiintare.
Contributia initiala la infiintarea unei societati (numita ”aport la capitalul social”) poate sa fie exclusiv in numerar (aporturile in numerar sunt obligatorii la constituirea oricarui tip de societate), fie in numerar si in bunuri cedate societatii (in natura). De retinut ca intr-o societate cu raspundere limitata (SRL), aportul in creante/datorii sau in industrie (in munca) este interzis.
2. Alegerea numelui comercial. Denumiri acceptate.
Numele comercial (sau firma) este denumirea sub care un comerciant isi exercita activitatea. Acesta trebuie sa fie suficient de distinctiv pentru a-l identifica pe comerciant in mod unic pe piata. Dincolo de strategia de marketing, antreprenorii trebuie sa se asigure, prin intermediul unei cercetari prealabile, ca numele comercial ales nu este folosit deja de altcineva si, oricum, trebuie rezervat cat de curand la Registrul Comertului. De asemenea, este bine sa fie protejat ca marca.
Sfatul nostru: Pentru inceput, ganditi-va la mai multe variante posibile, pentru a evita situatia in care numele nu va fi acceptat la inregistrare, fie din motive de ordin subiectiv, cum ar fi preexistenta unei denumiri asemanatoare, deja inregistrate, fie din motive de ordin obiectiv – aici includem situatiile in care, pentru includerea anumitor termeni considerati ”sensibili” in denumirea aleasa (termeni care pot induce publicul in eroare prin conotatiile lor, cum ar fi ”stiintific”, ”academic”, ”scolar”, ”national”, ”roman”, ”institut” sau derivatele acestora ori cuvinte sau sintagme caracteristice autoritatilor si institutiilor publice centrale), nu se obtin aprobarile necesare.
Disponibilitatea numelui ales pentru viitoarea firma poate fi verificata usor, accesand website-ul oficial al Registrului Comertului. Incepand cu luna ianuarie 2009, rezervarea denumirii unei firme la Registrul Comertului se face la nivel national, prin intermediul unei noi aplicatii informatice dezvoltate de ONRC (Oficiul National al Registrului Comertului).
3. Alegerea codului CAEN. Dificultati de ordin practic ce pot surveni ulterior alegerii
Problema: Orice comerciant care se supune unor formalitati de autorizare si inregistrare trebuie sa aleaga si sa declare oficial tipurile de operatiuni care vor face parte din obiectul sau de activitate (mai larg sau mai restrans). Alegerea obiectului de activitate al firmei se va face potrivit clasificarii CAEN – acesta este acronimul pentru „Clasificarea Activitatilor Economice Nationale” si desemneaza clasificarea statistica nationala a activitatilor economice din Romania, pe criterii de omogenitate.
Sfatul nostru: Alegerea codurilor CAEN potrivite trebuie sa fie logica – natura si continutul activitatii sau activitatilor in sine (fie principale, fie secundare) vor determina in mod firesc codul CAEN ce trebuie declarat si autorizat in fata autoritatilor de catre antreprenor. Codul CAEN propriu zis este un indice numeric specific unor anumite activitati economice.
Comerciantii trebuie sa cunoasca sau sa anticipeze, cat mai devreme posibil, care sunt activitatile ce urmeaza sa fie desfasurate si sa le incadreze cu precizie in activitatile descrise de CAEN. Pot fi folosite atatea coduri cate sunt necesare pentru a acoperi aria activitatilor ce se doresc a fi desfasurate si nu exista un numar maxim de coduri ce pot fi folosite. Fiecare activitate, reprezentata de un cod CAEN distinct, ar putea fi ulterior, in functie de natura ei, supusa unui regim de autorizare distinct, atat la sediul principal, cat si pentru fiecare punct de lucru unde se doreste ca aceasta sa se desfasoare.
O problema frecventa in practica este alegerea gresita a codului CAEN (in special a codurilor corespunzatoare obiectelor secundare de activitate): fie este ales un cod care nu permite desfasurarea activitatii dorite, fie dimpotriva sunt alese, din dorinta de a acoperi cat mai multe situatii, prea multe coduri CAEN, ceea ce poate antrena diverse dificultati, cum ar fi necesitatea obtinerii unor autorizatii specifice.
Trebuie de asemenea retinut ca unele coduri CAEN, datorita specificului activitatii pe care o reprezinta, fac imposibila alegerea si a altor coduri (ex. CAEN 8511, si 8512, Activitati de asistenta medicala ambulatorie, alese pentru o clinica medicala, atrag imposibilitatea alegerii si a altor obiecte de activitate).
4. Protectia drepturilor de proprietate intelectuala, inclusiv a marcii proprii. Inregistrare la nivel national si/sau european
Protectia noii afaceri presupune si protectia elementelor incorporale ale fondului de comert, cum ar fi clientela, firma, drepturile de proprietate industriala si intelectuala (inclusiv marca, care poate sau nu sa coincida cu numele comercial).
Sfatul nostru: In sens foarte larg, drepturile de proprietate intelectuala, rezultand dintr-o activitate creativa in domeniul industrial, stiintific, literar ori artistic, sunt recunoscute de lege creatorilor originali sau, dupa caz, subdobanditorilor lor (adesea companii sau antreprenori), pentru a le permite acestora sa le exploateze comercial si sa obtina astfel un avantaj competitiv, fie prin valoarea adaugata in activitatea specifica (e.g., salturi sau optimizari in procesele tehnologice, detinerea drepturilor patrimoniale de autor asupra unor opere noi, pe care publicul vrea sa le cunoasca), fie prin asigurarea vizibilitatii publice si promovarea mai clara a produselor, serviciilor sau imaginii unui titular de astfel de drepturi. In orice moment, atat la infintarea unei compani cat si ulterior, pe parcursul functionarii acesteia, acestea trebuie protejate.
In contextul infiintarii unei companii, marcile sunt poate cele mai importante, pentru ca ele atrag si conserva clientela. Pentru a proteja o marca noua, trebuie vazut daca este utila/suficienta o marca nationala (protejata exclusiv in Romania), comunitara (protejata pe intreg teritoriul Uniunii Europene) sau internationala (cu efect in orice alte state, chiar non-UE, care se desemneaza, individual, in functie de nevoile de dezvoltare). Costurile si durata procedurilor de inregistrare variaza in primul rand in functie de intinderea protectiei – ne referim aici atat la intinderea geografica, cat si la categoriile de produse sau servicii care trebuie acoperite.
n principiu, in functie de complexitate, costurile administrative pornesc de la cateva zeci/sute de euro, iar durata formalitatilor nu poate fi mai mica de cateva luni (daca cineva se opune/contesta inregistrarea, poate dura mult mai mult).
De asemenea, pentru a evita cele mai probabile coliziuni/asemanari cu marci anterior inregistrate, care pot deveni obstacole la inregistrare, ar fi de recomandat ca orice antreprenor sa faca o cercetare initiala, prin OSIM (Oficiul de Stat pentru Inventii si Marci), pentru a vedea daca marca sa este destul de distinctiva.
Regula este urmatoarea: cu cat marca este mai distinctiva si mai specifica (in sensul ca va acoperi doar anumite produse), sansele de a combate cu succes obstacolele la inregistrare cresc. Strategia optima este de a particulariza marca prin elemente de design si de a incerca o inregistrare larga initiala, urmand a se restrange categoriile pe parcurs, daca va fi cazul.
5. Alegerea sediului social
Pentru a infiinta o firma trebuie sa dovediti ca aveti la dispozitie un sediu unde veti desfasura activitatea. Sediul poate fi:
• proprietatea unuia dintre asociati (dovada facandu-se prin contract de vanzare-cumparare sau certificat de mostenitor)
• un spatiu inchiriat (contract de inchiriere sau sub-inchiriere inregistrat la organele fiscale locale)
• un spatiu asupra caruia aveti un alt tip de contract (de comodat, de uz, uzufruct, leasing imobiliar etc.)
Sfatul nostru: Chiar daca alegerea sediului social intr-o zona mai putin centrala, chiar in afara orasului sau intr-o anumita zona geografica poate fi tentanta, mai ales din punct de vedere costurilor, trebuie avuta in vedere activitatea pe termen lung si care ar fi locatia ideala in functie de amplasarea clientilor, a furnizorilor etc.
Daca sediul social se gaseste intr-un imobil cu destinatia de locuinta, formalitatile de inregistrare a acestuia va pot impune obtinerea avizului favorabil al asociatiei proprietarilor sau al titularilor contractelor de inchiriere si/sau vecinilor in plan orizontal si vertical.
6. Numirea administratorului. Posibilitatea practica de a fi prezent in “viata” societatii. Stabilirea mecanismului de decizie
Pentru administrarea si conducerea efectiva a societatii, puteti alege unul sau mai multi administratori, care fac parte dintre asociati sau nu.
Sfatul nostru: Pentru a evita situatiile de blocaj, este de preferat sa aveti in vedere:
• pentru situatia pluralitatii de administratori, precizarea concreta a cazurilor in care acestia vor lucra impreuna, decizia fiind luata in unanimitate sau dimpotriva, a cazurilor in care vor putea lucra separat
• cine anume dintre ei este imputernicit pentru actele urgente, a caror neindeplinire ar cauza o paguba societatii
• in cazul numirii unui asociat cetatean strain ca administrator, avand in vedere ca acesta reprezinta societatea in Romania si semneaza actele in numele societatii, trebuie sa va asigurati de disponibilitatea lui de a fi prezent in Romania sau de posibilitatea acordata acestuia, prin actul constitutiv, de a-si delega atributiile unui alte persoane
7. Redactarea actului constitutiv
Sfatul nostru: Pentru intocmirea actului constitutiv al noii societati puteti contacta un avocat, un notar sau va puteti adresa Biroului de consultanta din cadrul Camerelor de Comert si Industrie judetene. Trebuie sa aveti in vedere mai ales problemele in legatura cu: drepturile de vot, partea fiecarui asociat la beneficii si la pierderi, decizia la nivel de firma, administratorul/ii firmei, structura capitalului social, durata societatii, modul de dizolvare si de lichidare a societatii.
Puteti alege, spre exemplu, cerinte de cvorum si de majoritate mai mari decat cele prevazute de lege pentru adunarile generale (spre exemplu, pentru un luarea unei hotarari intr-o societate pe actiuni/SA, pentru validitatea deliberarilor adunarii generale ordinare sau obisnuite, care se intruneste cel putin o data pe an, este necesara prezenta actionarilor care sa detina cel putin o patrime din numarul total de drepturi de votare, iar hotararile acestei adunarii generale ordinare se iau cu majoritatea voturilor exprimate. Legea 31/ 1991 permite expres ca “Actul constitutiv poate prevedea cerinte mai ridicate de cvorum si majoritate”).
Chiar daca aparent masura ar conferi o mai mare siguranta asociatilor/actionarilor, este bine sa aveti in vedere ca pe termen mediu si lung se poate ajunge astfel la situatii de blocaj sau de intarziere in luarea deciziilor la nivel de societate.
8. Posibilitatea obtinerii de fonduri structurale/ ajutoare de stat
Odata cu aderarea Romaniei la Uniunea Europeana, pentru investitorii romani s-au creat numeroase facilitati de atragere de fonduri structurale nerambursabile; de asemenea, s-au diversificat si domeniile in care poate fi acordat un ajutor de stat. Nu trebuie neglijate nici sectoarele de nisa, cum ar fi ajutoarele de minimis pentru IMM-uri.
Sfatul nostru: In practica s-a observat ca majoritatea proiectelor de finantare sunt respinse inca din faza de evaluare, datorita nerespectarii sau tratarii cu superficialitate a criteriilor de eligibilitate, cum ar fi: activitatea economica (experienta, profitul ultimului an fiscal anterior depunerii cererii, lipsa datoriilor la bugetul de stat etc.); forma de proprietate asupra infrastructurii (teren/cladiri); capacitatea de implementare a proiectului; forma de constituire (ONG, autoritate publica, microintreprindere, IMM, intreprindere mare); respectarea legislatiei privind egalitatea de sanse, dezvoltarea durabila, ajutorului de stat si achizitiilor.
9. Alegerea unui contabil, precum si a unui specialist HR (Resurse umane)
Multe probleme apar in stadiul initial al dezvoltarii unei afaceri din cauza unor elemente specifice precum: planificarea eronata a lichiditatilor; calcularea gresita a costurilor; contabilitate necorespunzatoare si/sau incompleta; necunoasterea obligatiilor fiscale sau cu privire la forta de munca salariata.
Dintr-un alt punct de vedere, legislatia muncii si contractele colective de munca cuprind numeroase obligatii pentru angajator, printre care si cotizatiile la fondul de asigurari sociale, respectarea nivelului salariului minim sau a masurilor de protectie si securitate in munca.
Sfatul nostru: Desigur, puteti invata singuri ce inseamna infiintarea unei afaceri, precum si ce probleme legale ridica in principal aceasta initiativa. Este insa recomandabil ca pentru unele aspecte mai problematice ale demararii unui nou business sa apelati si la sfatul specialistilor in domeniul contabilitatii si al resurselor umane, care sa va asiste cu aspectele financiare, fiscale, precum si cu formalitatile legate de personal. O economie facuta la inceput de drum se poate dovedi pe parcurs inselatoare, devenind chiar pagubitoare pentru afacerea dumneavoastra.
Pe langa apelarea la experti, va sfatuim, pentru acelasi motiv enuntat mai sus, sa aveti in vedere si asigurarile de risc si de daune.
Sursa: Startups.ro