Evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor create si detinute se realizeaza in baza prevederilor legii privind arhivele nationale, ale legii privind arhivarea documentelor in forma electronica si ale normei privind organizarea activitatii de arhiva a fiecarui administrator de fonduri de pensii private (Pilon II si III). Administratorii de fonduri de pensii private sunt obligati sa creeze si sa detina documente care sa ateste atat activitatea curenta, cat si activitatea de administrare a fondurilor de pensii private, inclusiv evidenta participantilor si beneficiarilor la fondurile de pensii private.
De asemenea, companiile de administrare trebuie sa intocmeasca Nomenclatorul arhivistic al societatii, sa inventarieze documentele si sa le predea compartimentului de arhiva, sa elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, extrase si copii ale documentelor pe care le creeaza si detin, daca acestea se refera la drepturi care ii privesc pe solicitanti. Potrivit normei, administratorii de fonduri de pensii private obligatorii si facultative trebuie sa solicite avizul Arhivelor Nationale sau, dupa caz, al structurilor teritoriale competente ale Arhivelor Nationale si sa notifice CSSPP in cazul in care intentioneaza sa scoata dosare din evidenta arhivei, in vederea selectionarii, transferului catre un alt administrator desemnat.
