Achizitia de produse si servicii IT&C trebuie bugetata economic, pornind de la obiectivele de business ale firmei si evaluand costuri, beneficii, riscuri, fluxul de numerar rulat prin executia proiectului. Evaluarea se va face apoi pe baza indicatorilor economici traditionali: Return on Investment (ROI), Time-To-Value (TTV), Total Cost of Ownership (TCO). Desi determinarea ROI este simpla, cel mai greu lucru il reprezinta cuantificarea riscurilor de defect. De obicei, in companii nu se tine evidenta defectelor si a cheltuielilor suplimentare asociate nefunctionarii sistemelor IT&C, iar pentru a obtine o valoare „acceptabila” a ROI se reduce investitia initiala, in loc sa se diminueze costurile de defect.
Chiar si in cazul unui ROI bun, plus-valoarea adusa de un proiect IT&C trebuie cuantificata in decursul exercitiului financiar curent. Cuantificarea se face folosind Time-To-Value (TTV), care indica timpul necesar pentru ca investitia realizata sa se amortizeze si sa produca valoare. Foarte des se mentioneaza TCO ca parametru de evaluare a rentabilitatii unui proiect sau activitati, comparativ cu externalizarea ei. TCO indica valoarea financiara (monetara) totala asociata detinerii si exploatarii unui echipament sau a unei activitati interne companiei, pe durata ciclului de viata, de la achizitie (investire) si pana la vanzare (dez-investire). Vor fi luate in calculul TCO doar costurile monetare (efectiv platite) diferentiale, inclusiv de personal, utilitati, asigurari, software, intretinere si reparatii post-garantie etc., adaugand investia initiala si valoarea din dezinvestire la sfarsitul perioadei. Modelul de calcul va respecta regulile determinarii cash-flow-ului clasic, cu baza lunara, trimestriala, anuala, pe toata perioada de la investire pana la dezinvestire.
Parametrii determinati TCO TTV, ROI etc. trebuie determinati si analizati impreuna, raportat la valorile analoage calculate pentru toata compania. Daca, de pilda, valoarea TTV este peste un an, indiferent de celelalte valori calculate, probabil ca investitia nu este rentabila sau avantajele competitive obtinute nu se pot conserva. Din acest motiv este de preferat ca investitiile in IT&C sa aiba fluxuri pozitive cat mai repede in cursul exercitiului.
