Intinde-ti reteaua cat ti-e afacerea!

Pe lista de necesitati a unui antreprenor, la capitolul investitii se afla, invariabil, o rubrica legata de IT: statii de lucru, imprimante, retea locala si, eventual, servere si aplicatii specializate. Toate acestea pot deveni foarte costisitoare.

O prima solutie pentru ca antreprenorul aflat la inceput de drum sa nu cheltuiasca excesiv cu componenta IT ar fi apelarea la un consultant. “Costul consultantei de start-up din punct de vedere IT se amortizeaza imediat prin reducerile de costuri experimentate din prima zi prin achizitii IT optime sau prin selectarea furnizorului optim si negocierea, alaturi de client, a valorii serviciilor de comunicatii”, a declarat pentru Antreprenor, Bogdan Tudor, presedinte al companiei de outsourcing Class IT. El este de parere ca, inainte de a intreba “de unde” cumperi, trebuie sa te intrebi “ce” cumperi, acest pas reprezentand riscul major la care este expus un start-up. Orice retailer poate fi o solutie buna, atat timp cat intreprinzatorul e dispus sa-si asume alte riscuri. In primul rand, trebuie sa rezisti tentatiei de a cumpara doar ceea ce iti trebuie, glumeste Bogdan Tudor, pentru ca daca se intampla ca ceva sa nu functioneze, sa nu te afecteze daca echipamentul IT sta mai multe zile la reparat.

“De multe ori am constatat ca echipamente mult prea scumpe pot fi cumparate la un pret bun, insa nu isi aveau locul in reteaua companiilor noastre, erau supradimensionate, ceea ce antrena costuri duble sau triple comparativ cu necesitatile”, povesteste Tudor. De aceeasi parere este si Florin Zana, director de IT la Grupul Realitatea-Catavencu. In opinia sa, rolul consultantului este vital pentru un start-up aflat in perioada de investitii. Foarte importanta este si analiza corecta a necesitatilor inainte de alegerea unei solutii. Altfel, un start-up risca sa investeasca mai mult decat are nevoie sau mai putin, insa pe componente de calitate slaba, ceea ce-i va determina nevoia de a reinvesti.

“Nu poti sa investesti sute de mii de euro daca folosesti 30% din echipamentul achizitionat. Este foarte util sa apelezi la consultant. El poate sa-si dea seama de nivelul echipamentelor de care ai nevoie cand iti dezvolti afacerea. Este foarte important sa-ti definesti corect nevoile. Consultantul poate sa-ti reduca investitia si sa o eficientizeze la nivelul la care ai nevoie”, spune Zana.

Cand si-a deschis compania, Mihai Maties, directorul general al firmei de PR si consultanta Mastermind Communications, a ales singur calculatoarele, din perspectiva functionalitatii. El considera ca antreprenorii trebuie sa stie exact ceea ce isi doresc de la calculatoarele achizitionate, la ce scop vor servi ele, cum le vor folosi si cat de intens. Cand ºi-a deschis compania, in anii 2007-2008, Maties a investit in hardware, incluzand si serverul, 6.500 de euro, investitie care s-a amortizat in noua-zece luni.

“Pentru o retea as apela, intotdeauna, la un specialist. Noi vrem sa punem pe picioare anul viitor o astfel de retea, iar atunci vom discuta in amanunt acest aspect. Reteaua trebuie si ea configurata exact pentru scopul crearii ei”, spune antreprenorul.

Reprezentantul Class IT, recomanda, de asemenea, intreprinzatorilor sa uite, pe cat posibil, de cabluri, o retea wireless bine securizata fiind mult mai eficienta. In acest mod, si investitia initiala va fi mai redusa comparativ cu cea necesara pentru o retea de cablare structurata. In plus, se obtine o mai mare flexibilitate in aranjarea spatiului si a numarului de utilizatori ce pot fi adaugati in retea. “Antreprenorul va trebui sa fie atent ca, atunci cand numarul de statii de lucru va creste, sa dubleze numarul de echipamente wireless sau sa completeze reteaua fara fir cu o retea de cablare structurata”, adauga Tudor. Si directorul Mastermind Communications, a apreciat mobilitatea oferita de laptopuri si a ales aceasta varianta inca de la deschiderea firmei. “Noi calatorim mult sau suntem majoritatea timpului la clienti. De acolo trebuie sa gestionam afacerile, intre care site-ul nostru detine un loc foarte important. Nu in ultimul rand, laptopul e mai usor de folosit si mai versatil decat un desktop”, spune Maties.

SECURITATEA, PE PRIMUL LOC

• Puneti mare pret pe securitatea retelei, atat din exterior, prin folosirea unui echipament dedicat de protectie (firewall), cat si pe securitatea documentelor proprii, prin modalitati de salvare periodica a datelor pe medii externe, astfel incat sa fiti protejati in cazul unei eventuale pierderi de date, prin avarierea statiilor de lucru.
• Cel mai mare pericol la care sunteti expus, ca antreprenori, este riscul pierderii informatiilor prin neefectuarea de salvari periodice a datelor de pe echipamentele proprii. Statisticile spun ca o afacere ce a suferit o pierdere totala de date se va inchide sau va fi afectata major in 60% din cazuri, in termen de un an.
• O companie, in functie de profil, poate apela la softuri de management al documentelor, de fluidizare a operatiunilor, dar si de rapoarte si monitorizari privind activitatile companiei. Aceste softuri pot urmari punctele slabe ale afacerii, lucru care poate determina eficientizarea afacerii.

REDUCERE DE COSTURI

• Pe termen scurt, solutia externalizarii in locul angajatilor proprii poate insemna o reducere a costurilor cu pana la 50%.
• Exista o serie de componente ale activitatii IT ce poate reduce costurile pe termen mediu: apelarea la Software As a Service in locul achizitionarii de licente, folosirea unor servere virtuale ce ruleaza pe cele deja existente, renegocierea alaturi de un consultant a costurilor de comunicatii, folosirea de aplicatii Open Source atunci cand este fezabil, folosirea tehnologiilor moderne VoIP sau apelarea la printare in regim Cost-per-Pagina.
• Luati in considerare externalizarea IT. Pe masura ce afacerea a crescut, este necesar sa angajati din ce in ce mai mult personal in departamentul IT, pe de o parte pentru operatiunile de zi cu zi, pe de alta parte, pentru gestionarea dezvoltarii. Odata atinsa perioada de maturitate, o buna parte a personalului necesar pentru dezvoltare nu mai este necesar si aici se pot face primele reduceri de costuri.
• Analizati rolul fiecarui angajat din departamentul IT. Este posibil sa constatati ca o buna parte din personal este prezent doar pentru a interveni in cazul aparitiei unor probleme. Comparandu-i pe acestia cu o activitate “de stingere a focurilor”, veti constata ca este mai eficient sa externalizati aceste servicii catre companii care pot interveni in aceste situatii, diminuand considerabil costurile.