Filozofia metodei propuse de Allen se fundamenteaza pe dou a principii:
- Toate lucrurile, indiferent de marime sau importanta, trebuie organizate intr-un sistem logic, de incredere, care sa se afle in afara capului nostru.
- Formarea obisnuintei de a decide in avans care este actiunea imediat urmatoare ce trebuie intreprinsa in legatura cu lucrurile care intra in viata noastra.
- Aplicarea metodei presupune parcurgerea a cinci etape:
- Colectarea - inseamna literalmente adunarea tuturor lucrurilor care ne solicita atentia la birou, acasa etc.
- Procesarea - consta in parcurgerea individuala a lucrurilor de la pasul 1. Pentru fiecare lucru trebuie sa decidem daca:
- Il eliminam, in cazul in care nu mai avem nevoie de el sau nu mai necesita o alta actiune.
- Il indeplinim, doar daca dureaza mai putin de doua minute.
- Il delegam, daca nu trebuie facut de noi insine.
- Il introducem in sistemul nostru de organizare personala, pentru a-l executa mai tarziu.
- Face parte dintr-un angajament (proiect) mai mare pe care ni l-am asumat.
- Organizarea - inseamna introducerea lucrurilor procesate anterior intr-una din categoriile: “Proiecte” - contine angajamentele noastre majore; “Informatii utile” - cuprinde pliante, oferte etc., de care vom avea nevoie ulterior; “In astepta
- re” - se refera la lucrurile pe care asteptam sa le execute altii; “Agenda” - include sarcinile care trebuie executate la o anumita data si ora; “Actiuni urmatoare” - cuprinde actiunile ce trebuie facute cat mai repede posibil; “Poate, la un moment dat” - contine lucrurile pe care vom dori sa le facem candva.
- Revizuirea - presupune parcurgerea intregului sistem cel putin saptamanal, pentru a ne asigura ca nu ne scapa nimic.
- Executia - inseamna executia efectiva a sarcinilor din “Agenda” la momentele stabilite si a celor din “Actiuni urmatoare” in restul timpului.
- Cartea este scrisa cu mult umor si contine indicatii foarte practice pentru imbunatatirea calitatii vietii profesionale si personale.
