e-Factura 2025: amenzi, termene, excepții – checklist esențial pentru IMM-uri

e-Factura 2025 intră într-o fază crucială pentru IMM-uri şi alte entităţi: sistemul naţional RO e‑Factura trebuie folosit pentru transmiterea facturilor atât în relaţia B2B cât şi, începând cu 1 ianuarie 2025, în relaţia B2C.

e-Factura: termene şi obligaţii esenţiale

e-Factura 2025 vine cu termene stricte: transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura trebuie să se facă în maximum 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii în relaţiile vizate.

Obligaţia pentru relaţia B2C (business to consumer) devine obligatorie de la 1 ianuarie 2025, pentru operatorii economici persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistraţi în scopuri de TVA.

e-Factura: amenzi şi sancţiuni pentru nerespectare

e-Factura 2025 aduce riscuri reale: nerespectarea termenului sau obligativităţii poate atrage amenzi semnificative. De pildă, pentru relaţia B2C, conform OUG 69/2024 (modificată), sancţiunile începând cu 1 iulie 2025 sunt:

• între 5.000 şi 10.000 lei pentru contribuabili mari
• între 2.500 şi 5.000 lei pentru contribuabili mijlocii
• între 1.000 şi 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice şi persoanele fizice.
  În relaţia B2B, neutilizarea sistemului sau primirea/înregistrarea facturii în alt format decât electronic poate duce la amendă de 15% din valoarea facturii.

e-Factura: excepţii şi ce trebuie să ştie IMM-urile

Deşi suntem „în vârf” de obligaţii, există excepţii importante care trebuie luate în seamă de IMM-uri:

• Entităţi precum asociaţii, fundaţii, culte, persoane fizice care aplică regimul special al agricultorilor — pentru acestea, utilizarea sistemului RO e-Factura a fost amânată până la 30 iunie 2025 (şi pentru unii până la 1 octombrie 2025) pentru adaptare.
• Facturile simplificate: de la 1 ianuarie 2025, acestea trebuie de asemenea transmise în sistemul RO e-Factura, cu excepţia celor care îndeplinesc condiţiile pentru bon fiscal (sub o anumită valoare) şi alte cazuri speciale.

Checklist esenţial pentru IMM-uri

Pentru a fi în regulă şi a evita sancţiunile, IMM-urile trebuie să bifeze următoarele:

1. Verifică dacă faci livrări de bunuri / prestări de servicii către persoane fizice (B2C) — dacă da, eşti obligat să utilizezi RO e-Factura de la 1 ianuarie 2025.
2. Asigură-te că facturile emise sunt transmise în sistem în 5 zile calendaristice de la data emiterii.
3. Configurează software-ul de facturare / ERP astfel încât să lucreze cu platforma RO e-Factura (format XML, validări, arhivare electronică).
4. Verifică dacă intri în categoria de excepţii (asociaţii, fundaţii, agricultură, etc) — dacă da, aplică termenele speciale.
5. Monitorizează dacă facturile tale actuale respectă condiţiile de factură simplificată sau nu, şi dacă trebuie transmise în sistem.
6. Documentează-te şi instruişte personalul/contabilul: despre termene, despre format, despre ce se întâmplă dacă nu se transmite în sistem.
7. Creează un plan de audit intern: să verifici dacă toate facturile emise/primite sunt înregistrate corespunzător, să previi situaţia în care primeşti/înregistrezi o factură fără să fie emisă prin sistem şi să rişti amendă de 15%, potrivit Factureaza Blog.