Soluție de optimizare a costurilor pentru companii: externalizarea arhivei de documente

Externalizarea arhivei fizice poate aduce beneficii majore, de ordin financiar și nu numai, firmelor și companiilor care utilizează volume semnificative de documente în activitatea lor. Optimizarea costurilor și maximizarea marjei de profit fiind obiective implicite pentru majoritatea firmelor, enumerăm în cele ce urmează cele mai importante beneficii ale externalizării arhivei fizice de documente:

• Se eliberează spațiul alocat depozitării interne a arhivei. Astfel, spațiile firmei pot fi utilizate integral pentru scopul lor inițial;
• Angajații companiei lucrează pentru profit, nu pentru activități arhivistice consumatoare de timp. Aceste activități sunt absolut necesare, din perspectivă legală și organizatorică, dar nu generează profit;
• Se înlătură riscurile pierderii sau deteriorării de documente importante;
• Arhiva expirată este distrusă la timp, în condiții legale, evitându-se astfel generarea costurilor inutile.​

  Spațiile de depozitare a arhivelor de care dispun în general firmele din România nu sunt adecvate păstrării în condiții optime a documentelor. Mai mult decât atât, puținele companii care fac excepție de la regulă au costuri foarte mari asociate depozitării interne. În aceste condiții, externalizarea depozitării arhivei către o firmă de arhivare profesionistă devine o soluție salvatoare. În continuare, vom trece în revistă condițiile pe care o astfel de firmă ar trebui să le îndeplinească pentru a deveni un partener de outsourcing de încredere pe segmentul serviciilor de arhivare și depozitare arhivă:

• În primul rând, firma de arhivare ar trebui să fie autorizată de Arhivele Naționale. O astfel de firmă are specialiști care cunosc legislația din domeniul arhivării și au studii de specialitate în arhivistică. Nivelul de expertiză le permite acestor specialiști să proceseze arhiva în interesul clientului. De exemplu, atunci când termenele legale de păstrare a documentelor expiră, arhiviștii de la ArchivIT propun și apoi execută distrugerea legală a documentelor respective, eliberând astfel spațiu de depozitare și optimizând costurile serviciului oferit.
• Firma ar trebui să dispună de un centru de depozitare special proiectat și construit în scopul depozitării arhivelor. Un centru care respectă standardele de securitate în domeniu trebuie echipat cu sisteme avansate de prevenire a deteriorării documentelor, printre care amintim dezumidificatoare, sisteme de prevenire a incendiilor, sisteme de control al temperaturii etc. Centrul logistic ArchivIT este singurul de acest fel din România.
• Centrul ar trebui să protejeze documentele arhivate împotriva furtului sau distrugerii accidentale ori de altă natură. Centrul logistic ArchivIT reprezintă un standard de calitate și în această privință, fiind echipat cu sisteme CCTV de monitorizare interioară și exterioară non-stop. Paza este asigurată de asemenea în permanență.
• Compania către care externalizăm serviciile de arhivare ar trebui să ne poată asigura accesul rapid și comod la documentele încredințate. Colaborând cu ArchivIT, este suficient să adresați o cerere telefonic sau prin intermediul Aplicației online puse la dispoziție Gratuit. Specialiștii firmei vor căuta documentul în arhivă, îl vor scana și îl vor trimite, într-un timp foarte scurt, pe adresa de email indicată.
• Furnizorul de servicii de arhivare trebuie să poată garanta confidențialitatea în administrarea arhivei și respectarea legislației GDPR. Ambele deziderate sunt garantate contractual dacă alegeți să colaborați cu ArchivIT. Această firmă încheie contracte de confidențialitate cu fiecare angajat în parte, precum și contracte pentru Protecția datelor cu caracter personal, cu fiecare client.

In cazul în care doriți să aflați ce ar însemna din punct de vedere financiar pentru firma dumneavoastră externalizarea serviciilor de arhivare către ArchivIT, puteți solicita o Estimare Gratuită. Mai multe informații despre compania ArchivIT găsiți aici.