În prezent, cetăţenii care se mută într-un alt stat membru trebuie să consacre mult timp şi să cheltuiască mulţi bani pentru a demonstra că documentele lor oficiale (de exemplu certificatul de naştere sau certificatul de căsătorie) eliberate de statul membru de origine sunt autentice. Pentru aceasta este nevoie de certificatul ‘apostilă’ care este utilizat de autorităţile publice în alte state ca dovadă a faptului că documentele oficiale sau semnăturile funcţionarilor naţionali de pe documente sunt veritabile.

Sunt afectate, de asemenea, întreprinderile care desfăşoară activitate transfrontalieră în cadrul UE, pe piaţa unică a UE. De exemplu, pentru a dovedi statutul lor juridic atunci când desfăşoară activităţi transfrontaliere, de cele mai multe ori vor trebui să prezinte o serie de documente oficiale legalizate. Aceste cerinţe datează din perioada în care ţările aveau încredere într-un document oficial numai atunci când provenea de la Ministerul de Externe din altă ţară. Cu toate acestea, aşa cum avem încredere reciprocă în hotărârile judecătoreşti pronunţate în alt stat membru, ar trebui să putem să avem încredere în serviciul Stării civile din statul membru care eliberează certificate de naştere, fără a fi nevoie ca Ministerul de Externe, Ministerul Justiţiei sau alte autorităţi să garanteze pentru acestea, explică miercuri Comisia Europeană pe site-ul său.

‘De fiecare dată când treceţi frontiera, nu trebuie ca Ministerul de Externe să confirme că paşaportul dumneavoastră este într-adevăr un paşaport — de ce ar trebui să se procedeze aşa pentru un certificat de naştere?’, a declarat vicepreşedintele Viviane Reding, comisarul UE pentru justiţie, citată în comunicatul făcut public pe site-ul executivului european. ‘Atunci când vă mutaţi în străinătate, îndeplinirea acestor formalităţi costisitoare pentru a stabili că certificatul dumneavoastră de naştere este într-adevăr un certificat de naştere sau doar pentru a putea utiliza certificatul unei întreprinderi creează inconveniente de ordin birocratic. Am auzit nenumărate relatări despre dificultăţile întâmpinate în îndeplinirea acestor cerinţe greu de înţeles. Astăzi, Comisia acţionează pentru a simplifica vieţile oamenilor şi ale întreprinderilor atunci când îşi exercită dreptul la liberă circulaţie în UE.’

Conform propunerilor Comisiei, adoptate miercuri, cetăţenii şi întreprinderile nu vor mai trebui să prezinte versiuni ‘legalizate’ costisitoare sau traduceri ‘autentificate’ ale documentelor oficiale atunci când, de exemplu, înregistrează o casă sau o societate, când se căsătoresc sau când solicită o carte de rezidenţă. Douăsprezece categorii de documente oficiale ar fi exceptate automat de la formalităţi precum ‘apostilare’ şi ‘legalizare’ — impuse, în prezent, pentru aproximativ 1,4 milioane de documente în cadrul UE pe an. Eliminarea acestor cerinţe va însemna economii de până la 330 de milioane de euro pentru cetăţeni şi întreprinderi, fără a pune la socoteală timpul economisit şi inconvenientele evitate.

Cu toate acestea, noile norme nu vor avea niciun impact asupra recunoaşterii conţinutului sau a efectelor documentelor în cauză. Noile norme vor contribui doar la dovedirea autenticităţii documentului oficial, de exemplu dovedirea autenticităţii unei semnături şi a calităţii titularului funcţiei publice care semnează documentul. Acest demers va trebui acceptat reciproc de către statele membre, fără alte cerinţe de certificare suplimentare.

Comisia propune, de asemenea, un instrument de simplificare suplimentară: formulare standardizate multilingve facultative în toate limbile oficiale ale UE pe care cetăţenii şi întreprinderile le-ar putea solicita în locul şi în aceleaşi condiţii aplicabile documentelor oficiale naţionale cu privire la naştere, deces, căsătorie, parteneriat înregistrat, precum şi statutul juridic şi reprezentarea unei societăţi sau a unei alte întreprinderi. Aceasta ar contribui, în special, la economisirea costurilor cu traducerea, dat fiind că atractivitatea unei astfel de opţiuni derivă din faptul că cetăţenii şi întreprinderile nu mai trebuie să se preocupe de traduceri. Formatul acestor formulare are la bază convenţii internaţionale specifice.

Propunerea prevede, de asemenea, garanţii împotriva fraudei. În cazul în care o autoritate naţională are motive întemeiate să pună la îndoială un anumit document, statele membre vor putea verifica autenticitatea documentului cu autorităţile emitente, prin intermediul Sistemului de informare al pieţei interne (IMI) existent.

Pentru a dobândi statutul de act legislativ, regulamentul propus va trebui acum să fie adoptat de Parlamentul European şi de Consiliul de Miniştri, prin ‘procedura legislativă ordinară’ (codecizie). De asemenea, la 8 mai 2013, în contextul anului 2013 desemnat ca An European al Cetăţenilor, Comisia va publica un al doilea raport privind cetăţenia UE, în care va evidenţia 12 noi acţiuni concrete pentru soluţionarea problemelor rămase cu care cetăţenii UE se confruntă încă atunci când îşi exercita dreptul la libera circulaţie.