Si-a intrebat administratorul, dar acesta nu facuse niciodata un astfel de calcul.
Si-a intrebat contabilul, dar nici de aceasta data nu a avut succes - in evidentele acestuia, cifrele respective, pur si simplu, nu existau. Dupa indelungate cautari, contabilul a gasit, insa, o suma deloc de neglijat ascunsa undeva sub umbrela “cheltuieli administrative”.
Nu se intampla numai in Romania si nu e un fenomen cu totul nou. Dupa un studiu recent printre managerii mai multor companii de diferite dimensiuni, Xerox si IDC au descoperit ca 83% dintre firmele intervievate au recunoscut importanta strategica a circulatiei documentelor pentru toate procesele de afaceri desfasurate. Cu toate acestea, numai 44% au masurat cheltuielile generate de aceste documente. Rezulta, deci, ca, in multe cazuri, managerii cheltuiesc o multime de bani fara sa stie pe ce se duc, desi orice companie care se respecta isi doreste eficienta, atat la nivel de afacere, cat si la nivel de angajat. Asadar, ca sa poata face economii reale, aceste firme trebuie sa-si diagnosticheze rapid problemele si sa descopere sumele reale investite in administrarea documentelor. Toate aceste calcule ar insemna cheltuieli suplimentare, cu personal care sa urmareasca procesele de transmitere a informatiei si timpii necesari pentru asta, iar apoi sa gaseasca solutii de imbunatatire a randamentului.
Acelasi lucru il poate face insa o echipa de profesionisti, care stie exact ce coordonate are de urmarit pentru a afla care este circuitul documentelor in cadrul activitatii cotidiene a companiei. Si, mai ales, care are resursele necesare (softuri specializate, oameni pregatiti) pentru a transforma un proces complicat intr-o treaba foarte simpla.
Beneficiile unui astfel de diagnostic se transforma in bani: studiile Xerox au demonstrat ca, in functie de caracteristicile si specificul firmei, reducerile generate de solutiile profesioniste de management al documentelor pot ajunge si la 30% din bugetul alocat anterior acestor cheltuieli. Procentul este semnificativ si poate fi alocat sustinerii altor activitati, poate mai importante pentru obiectul de lucru al companiei respective.
Dar nu e vorba numai de bani. Companiile care invata sa lucreze mai bine cu documentele vor traduce astfel cheltuiala de resurse in castig, inclusiv la nivelul modului in care isi desfasoara procesele de business. Ca urmare, se mai adauga la lista beneficiilor timp mai scurt de prelucrare si transport al informatiei, calitate imbunatatita a formei de prezentare a acesteia, clienti si parteneri de afaceri mai fericiti.
