Evident ca in cazul unei afaceri la inceput de drum nu trebuie sa ne formalizam prea mult cu metodologia si va recomand urmatorii pasi in stabilirea cash flow-ului:
- lucrati cu intervale de timp lunare sau saptamanale (daca aveti multe operatiuni de incasari si plati).
- pentru fiecare interval de timp incepeti cu suma de bani disponibila (in conturi, casierie).
- introduceti toate incasarile estimate, inclusiv TVA, pe fiecare luna in parte. Atentie la vanzarile cu plata la termen, chiar daca voi ati emis factura in luna aprilie (si veniturile aferente apar in luna aprilie) in cazul scadentei in trei transe (aprilie, mai, iunie) va trebui sa completati sumele in cash flow conform scadentelor.
- introduceti toate platile scadente furnizorilor pe fiecare luna, inclusiv TVA (cu exceptia chiriei datorate persoanelor fizice sau alte plati catre servicii prestate catre furnizori exceptati de TVA).
- introduceti toate platile aferente salariilor, impozitelor si taxelor scadente pe fiecare luna in parte.
- diferenta dintre incasari si plati reprezinta plusul sau minusul de bani obtinut din activitatea curenta, iar datele de mai sus se pot prelua partial din bugetul de venituri si cheltuieli, in functie de termenele de scadenta.
- introduceti platile scadente pentru echipamente/tehnologie pe care aveti nevoie sa le achizitionati pentru buna desfasurare a activitatii in perioada de referinta (inclusiv TVA).
- aceasta suma reprezinta necesarul de investitii si rezultatul este, in general, negativ (exceptie facand incasarile din vanzarea unor echipamente de care nu mai avem nevoie in buna desfasurare a activitatii si care pot aduce un plus de bani).
- ultimele elemente de adaugat sunt platile scadente pentru datoriile facute si platile de dividende (atunci cand disponibilitatile financiare permit).
- rezultatul obtinut din adaugarea la suma de bani disponibila la inceputul intervalului de timp a plusului/minusului de bani din activitatea curenta, a necesarului de investitii si a platilor pentru datorii si dividende va reprezenta suma de bani disponibila sau necesarul de finantare necesar la finele lunii. In cazul in care rezultatul este negativ, trebuie sa adaugati un nou rand intitulat necesar de finantare, in valoare absoluta mai mare decat rezultatul, in asa fel incat la sfarsitul lunii diferenta intre necesarul de finantare si rezultatul fluxurilor de trezorerie sa fie pozitiva, ea reprezentand soldul cu care se incheie luna si fiind preluat in luna urmatoare la prima linie (suma de bani disponibila).
Ce este important de urmarit din acest cash flow? Suma necesarului de finantare pe fiecare luna dintr-un an calendaristic ne permite sa identificam totalul sumei de bani de care avem nevoie, pentru a asigura buna desfasurare a activitatii. Plusul sau minusul de bani din activitatea curenta trebuie sa functioneze ca un semnal de alarma privind conditiile de plata pe care le oferim clientilor si pe care le acceptam de la furnizori.
Degeaba afacerea noastra are 15% profit pe hartie (veniturile sunt mult mai mari decat cheltuielile) daca avem peste 50% din clienti neincasati - riscam sa intram in incapacitate de plata si sa luam credite bancare cu dobanda de 20% pentru efectuarea platilor curente care, in final, vor afecta mult profitabilitatea afacerii. Un cash flow ne permite sa ne planificam o parte din necesarul de investitii cu mai mare acuratete fara a face apel la credite. De exemplu, putem lua decizii de inlocuiri a masinilor bazate pe disponibilitatile din cash flow si fara a mai fi nevoie sa apelam la credite sau leasing. Desigur ca atunci cand apar echipamente mai performante sau noi tehnologii care ne permit reduceri de costuri/cresterea productivitatii este bine sa le achizitionam in credit pentru a valorifica aceste avantaje si nu sa asteptam unu-doi ani cand vom avea resursele financiare disponibile in cash flow.
Prin urmare, imediat dupa ce ati facut o estimare a veniturilor si cheltuielilor generate de noua voastra idee de afaceri, puneti pe hartie si o prima estimare de cash flow-ului, s-ar putea sa va ajute mai mult decat credeti.
